Felmérés a magyarországi #virtuálisasszisztenciáról

2019.03.30

Virtuális Asszisztencia Magyarországon

"Nemcsak a munkavállalói preferenciák változása állítja kihívás elé a munkaadókat: a jövőben még inkább jellemzővé válnak azok a munkakörök, melyek online végezhetők. A NetAcademiához online oktatásra bejelentkezők között nagyjából minden ötödik hallgató kifejezetten otthonról tervezi hasznosítani az újonnan megszerzett tudást, de extrém példák is akadnak. Van, aki számára már a digitális nomád életmód elérése a cél, vagyis az, hogy valóban helyfüggetlenül - akár egy másik országból - dolgozzon be valahová."

Forrás: https://www.piacesprofit.hu/kkv_cegblog/keszuljunk-a-4-napos-munkahetre/

Egy tavalyi kutatás szerint "az európai munkavállalók 62 százaléka a munkája egy részét ma már otthonról végzi. Az Epson kutatása szerint Magyarországon már alig minden tizedik munkavállaló (9%) tölti munkaidejének teljes részét kizárólag irodai környezetben."

Forrás: https://www.piacesprofit.hu

Az utóbbi években Magyarországon is kezd elterjedni a virtuális asszisztencia. Ha az információm nem csal, akkor 2009-ben 726Virtuális Asszisztens (rövidítve VA) tevékenykedett Magyarországon. Azóta nem találtam felmérést.

Mivel is foglalkozik egy virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztens tevékenysége ugyanaz, mint egy irodai asszisztensnek. A különbség annyi, hogy a virtuális asszisztens nem munkavállaló, hanem üzleti partner, aki a saját irodájában dolgozik saját infrastruktúrával, és saját maga fizeti a járulékokat.

A VA az egyszerű levélírástól /akár több nyelven is/, a prezentáció- és táblázatkészítésig, a jegyzőkönyvírástól, az e-mail küldéstől-fogadásig, adatgyűjtéstől-adatrögzítésig, hirdetésfeladásig, levelezés nyilvántartásától a webes felületen történő iktatásig, bármilyen adminisztrációs tevékenységet végez, egészen a komplex irodavezetésig. Az utóbbi időben egy kicsit kibővült ez a kör, mivel a virtuális asszisztensek táborához csatlakoztak a szövegírok, marketingesek, bloggerek, grafikusok, valamint weboldal készítők is. Saját véleményem szerint, az igazi virtuális asszisztenciát azonban nem ők alkotják, mivel az egy külön szakma, amit ők végeznek.

Kinek ajánlatos virtuális asszisztensi szolgáltatásokat igénybe venni?

Azoknak a vállalkozóknak, akiknek már jól megy a vállalkozásuk, és nem szeretnének az adminisztrációval bajlódni, de még nem akarnak munkavállalót foglalkoztatni, azonban azoknak a cégeknek is jól jön egy virtuális asszisztens, ahol már van asszisztens, de átmenetileg szükségük lenne segítségre. A virtuális asszisztens elfogad állandó jellegű megbízást, de egy alkalomra szólót is.

Milyen előnye van, ha virtuális asszisztenssel dolgozik a megrendelő?

A megrendelő csak nyer! Nem kell irodát béreljen, nem kell alkalmazottat foglalkoztasson, állásinterjúval, betanítással foglalkozzon, nem kell munkáltatói járulékot fizessen. Az elvégzett munkáért fizet, és nem az időért, ráadásul adminisztrációját költségként leírhatja. Egyszóval, jobban tud koncentrálni saját vállalkozására, mivel adminisztrációját profi, több nyelvet is beszélő szakember rendben tartja. Összefoglalva, a virtuális asszisztenssel a megrendelő pénzt, és időt takarít meg!

Végül, de nem utolsó sorban, szeretném eloszlatni azokat a vállalkozói félelmeket, hogyha az adataikat rábíznák egy virtuális asszisztensre, akkor azok nem lennének biztonságban. Erről szó sincs, mivel a virtuális asszisztens is vállalkozó, egy üzleti partner, aki megbízási szerződést köt, valamint vállalja a szigorú titoktartást is!

Saját tapasztalataim alapján, a vállalkozók nagy része, még azok is, akik, már hallottak a virtuális asszisztensekről, sincsenek tisztában a virtuális asszisztencia fogalmával. Úgy tűnik legtöbbször összemosódnak a fogalmak. A Facebook különböző csoportjaiban is mostanában gyakran lehet olvasni, hogy "VA-ra van szükségem". A jelentkezési feltételek között, pedig a következő elvárások szerepelnek:

- részmunkaidő, vagy rugalmas időbeosztású

- xy óra tartózkodása az irodában

- a munka nagyrészt otthonról végezhető, de ...

- önéletrajz

- bérigény.

A virtuális asszisztens nevében benne van, hogy virtuális, azaz nem hagyományos asszisztens. A VA szintén vállalkozó, mint maga a megrendelő, ezért nem kérnek tőle önéletrajzot, sem bérigényt. De kérhetnek tőle referenciát, saját weboldal linket, Facebook, LinkedIn elérhetőséget, bemutatkozó levelet. A VA, a munkaajánlatra nem bérigényt, hanem árajánlatot ad, mely közös megegyezéssel módosítható. Azt sem várhatják el egy virtuális asszisztenstől, hogy bizonyos időt a vállalkozó irodájában töltsön, munkavégzés címén. A virtuális asszisztens nem munkavállaló, hanem vállalkozó, saját irodájában dolgozik, a saját eszközeivel. Ha a megrendelő irodájában dolgozna, akár pár órában is, akkor már munkavállalónak számítana, ami maga után vonja az alkalmazottakkal kapcsolatos elvárásokat, bejelentéseket, járulékfizetéseket. Ellenkező esetben mind a megrendelő, mind a munkavállaló bírságra számíthat...

A fenti tapasztalatok alapján, nemrég elvégeztem egy felmérést, melyben arra próbáltam választ kapni, hogy mennyire ismert a virtuális asszisztencia szolgáltatás Magyarországon.

9 megkérdezettből 3-an állították, hogy egyáltalán nem ismerik, 6-an pedig, hogy igen. De arra a kérdésemre, hogy mi a különbség a virtuális asszisztens, és a hagyományos munkavállaló asszisztens között, a 6 válaszból csupán 3 válasz bizonyult helyesnek. Azaz, a megkérdezetteknek még a fele sem volt tisztában magával a szolgáltatással.

Mi az oka annak, hogy Magyarországon még mindig nem találják meg a virtuális asszisztenst a cégvezetők?

Talán az egyik oka a régi beidegződés lehet, hogy az asszisztensnek (egykori nevén titkárnőnek), az a dolga, hogy gépeljen, és állandóan a főnök körül "ugráljon", ami régen magába foglalta a kávéfőzést is.

Ma, a XXI. században ez már teljesen megváltozott. Az asszisztens, azon kívül, hogy legépel egy szöveget, ezer más dolgot is végez. Ráadásul az Internetre az irodában is szükség van a tevékenység végzéséhez, akkor miért ne lehetne ezt a tevékenységet virtuálisan is végezni?

A másik fő ok a bizalom. Magyarországon ez még nem igazán alakult ki, ugyanis a vállalkozások számára fontos, hogy adataik ne kerüljenek másik fél kezébe. Ma már ez sem jelent gondot, mivel a virtuális asszisztensek megbízási szerződéssel, és titoktartási nyilatkozattal dolgoznak, ráadásul az elvégzett munkáért garanciát vállalnak.

Szintén fontos ok lehet, hogy a vezetők szeretik ellenőrizni a munkavállalót. Sokan azt hiszik, hogy csak úgy lehet eredményes munkát végezni, ha ellenőrzés alatt tartják az egész munkavégzést, ezért igénylik a személyes jelenlétet. Azonban, ha virtuális asszisztenssel dolgoznak ez teljesen felesleges, mivel a VA nem munkavállaló, hanem profi szakember, üzleti partner, aki az elvégzett munkáért garanciát vállal.

A fent leírtak alapján, remélem sikerült átfogó képet festenem a mai vállalkozói világ modern adminisztrációs tevékenységéről, akár még Magyarországon is.

Ferenczy Ildikó

https://www.irodavezetes.hu/